Når man taler om projektstyring og project management, er der især to forskellige typer projekter, der går igen. Den ene er projekter baseret på medgået tid - den anden er fastprisprojekter.
Begge modeller har sin berettigelse i projektverdenen, og begge har sine fordele og ulemper.
Hvad er fastpris- og medgået tid projekter?
Blandt især konsulenter er det relevant at vide, hvor mange timer der er til rådighed på et projekt, da fortjenesten afhænger af, hvor mange timer et projekt tager at fuldføre og aflevere til kunden. Fastprisprojekter er projekter, der har et fast aftalt antal timer til rådighed til at løse opgaven. Det forbrugte antal timer på opgaven bestemmer derfor også medarbejderens timepris, der således bliver variabel og samtidig viser, om der er fortjeneste på projektet eller ej. Derfor er det meget vigtigt i fastprisprojekter, at timebudgettet ikke overskrides. Især hvis antal forbrugte timer kommer over det aftalte, hvorfor timeprisen hele tiden må nedjusteres og herfra kan man risikere, at man kommer ud af projektet med tab fremfor overskud, hvis timebudgettet overskrides.
Projekter på medgået tid er derimod den bedste slags, ihvertfald set med en konsulents øjne. Kunden betaler en fast timepris plus evt. overtidsbetaling og diverse tillæg - herefter er det medarbejderens pligt at levere til eller før deadline. Metoden har den fordel, at selvom konsulenten bruger flere timer på at "levere varen", skriver han blot disse timer på sin timeseddel. Det kan være en farlig vej at gå for kunden, fordi konsulenten risikerer at bruge flere timer på projektet end godt er. For konsulenten er der flest penge at hente ved denne type projekt - for kunden er der mindst risiko ved at fastpris-projekt.
I mange projekter vil man i praksis benytte sig af en kombination af ovenstående: Fx kan hovedproduktet leveres som et fastprisprojekt, mens tilkøbte ydelser i løbet af projektperioden (pga. nye behov eller ændret scope) kan registreres som medgåede tid-faser på projektet.
Man kan derfor opsummere fordele og ulemper ved fastprisprojekter således:
Fordele ved fastprisprojekter
- For kunden: Man betaler en fast pris og skal blot kende leveringsdato og project scope
- For konsulenten: En god forretning, hvis man kender sine medarbejdere godt og har stor erfaring i at estimere værdien af sine fastprisprojekter, så man altid kommer ud med overskud. Systemer til online projektstyring kan meget præcist hjælpe med at vise tidsforbrug vs. fortjeneste og indtægt på fastprisprojekter.
- Ved fastprisprojekter opsættes en betalingsplan med faste rater - så ved man, hvornår indbetalingerne kommer henover tid.
Ulemper ved fastprisprojekter
- Hvis projektets tidsplan er estimeret forkert kan det blive et problem, hvis der bliver brugt for mange timer, da det får timeprisen på projektet til at falde. Det vil sige, at kommer medarbejderens timepris ned under minimumsprisen, dvs. så det er under den grænse, hvor man tjener noget på medarbejderen, er det et problem.
- Det kan blive et problem, hvis ikke ydelserne leveres til den aftalte tid - så kan man ikke være sikker på at få betaling til tiden fra kunden.
- Store forskelle kan opstå reel værdi versus registreret. Hvis medarbejderne har leveret flere timer, end de skulle, fordi projektet er løbet ind i problemer, så risikerer man, at der bruges flere timer end aftalt, er det svært at estimere den præcis værdi af projektet.