Udarbejdelse af en tidsplan for det projekt man er igang med, er ofte meget vigtig.
Tidsplanen kan enten afbilledes som et Gantt-diagram eller et netværksdiagram, et såkaldt PERT-diagram. For at fastlægge en realistisk tidsplan, sker dette trin allerede i planlægningsfasen af projektet og indeholder 5 trin:
1. Definition af aktiviteterne i projektet
Projektet nedbrydes i aktiviteter - fx med metoden Work Breakdown Structure (WBS).
Når alle aktiviteter er udført, skal selve projektet være udført og alle mål være nået. Der må ikke være overlap mellem akviteter, der alle skal afsluttes separat, og hver eneste aktivitet skal kunne defineres klart og tydeligt. En aktivitet må maksimalt kræve 80 timers arbejde eller tage mere end en måned at udføre, før den skal brydes ned i under-opgaver. Opgaver bør også uddeles, hvis der er tale om en ny eller kompleks opgave eller man har en urutineret leverandør eller medarbejder til at gøre det. I så fald vil behovet for opfølgning være større.
2. Fastlæggelse af aktiviteter
Her skal der tages stilling til, hvordan milepæle og aktiviteter afhænger af hinanden. En miljepæl er en aktivitet uden varighed, uden nogen ressourcer allokeret til den. Eksempler er fx kontraktunderskrivelse, aflevering og audit. Det er en aktivitet, der skal markere overgangen til en ny fase i projektet eller markere slutningen af en sådan. Ofte er milepæle vigtige begivenheder, der markerer vigtige datoer i projektarbejdet, en slags "succeskriterie". Det er en faktor for afhængigheder mellem projekternes aktiviteter.
3. Estimering af aktiviteternes ressourcer
Her tager projektlederen stilling til, hvilke ressourcer, der skal benyttes til projektet og allokerer dem. Først skal projektlederen tage stilling til, hvilken type medarbejdere, der skal tilknyttes til de forskellige opgaver og aktiviteter, og senere kan de specifikke medarbejdere tilknyttes. Der kan også være tale om allokering af tekniske eller andre ressourcer, fx lastbiler, materialer, softwarelicenser m.v.
4. Estimering af aktiviteternes varighed
Dette er varigheden af de enkelte akviteter (faser) på projektet. Estimering af tidsforbrug og budget i kroner-øre er centralt, og her kan erfaringer fra tidligere projekter med fordel anvendes. Professionelle systemer til projektstyring kan her være en uvurderlig kilde til historiske data, især hvis projektet ligner et tidligere.
5. Udarbejdelse af tidsplan
Tidsplanen kan nu gøres færdig, dels i form af aktivitetslisten, og dels i form af et Gantt-diagram eller PERT-diagram. Der er mange måder til at præsentere tidsplanen, men det vigtigste er, at den er tilpasset brugernes behov. Det er også vigtigt at holde sig for øje, hvilke behov hver enkelt modtagergruppe har - fx har projektdeltagerne brug for mere detaljeret information, mens styregruppen har brug for en overordnet plan.