Der er lige så mange måder at købe tidsregistreringssoftware på som der er mennesker i denne verden. Samtidig afhænger indkøbet også af, hvilke behov og processer, som tidsregistrering skal undersøtte i virksomheden.
Hvad er best practise? Det er meget forskelligt. De fleste virksomheder køber meget sjældent software til tidsregistrering, og derfor er det svært præcist at definere, hvad man skal vide og hvad man skal gøre. Meget ofte er det den ledende projektleder, der er sat på opgaven, hvorefter en højere ansat leder tager over, når research-fasen er kommet godt igang.
Typisk kan man dele virksomhederne op i 3 grupper:
- Dem, der ikke har taget en beslutning. Indimellem ved de ikke engang om de vil investere i et nyt system.
- Dem, der skal købe et nyt system, men ikke har nogen deadlines - endnu.
- Dem, der har en specifik deadline for, hvornår systemet skal være implementeret.
Hvor meget man forbereder sig, afhænger som dog ofte af, hvor seriøst man researcher og samler information ind. Som minimum bør man overveje, hvad man har brug for, hvilke virksomhedsbehov, systemet skal tilfredsstille. Ellers kan det være svært at få den rigtige hjælp, når man henvender sig til udbyderne.
Her er en liste med guidelines for, hvad man skal spørge sig selv om, før man investerer i software til tidsregistrering
Opsæt en kravspecifikation til dit tidsregistreringssystem
- Find ud af, hvad der er “need to have”, og hvad der er “nice to have” egenskaber i systemet.
- Inkluder de forskellige behov blandt dine interessenter. Hvad skal softwaren løse af opgaver og hvordan?
- Mest af alt: Vær realistisk. Ofte er det ikke alle behov et system kan løse. Derfor er det vigtigt at afklare, hvilke behov, der er de vigtigste. Her må man især se på workflows og kernekunders behov.
Gå i dialog med udbydere af software
- Vær ikke bange for at bruge dem som rådgivere i forhold til dine behov.
- Få en præsentation af deres produkt
- Vigtigst af alt: Stil masser af spørgsmål! Vær ikke bange for at virke "dum" - det værste tidsregistreringssystem er et, som dine ansatte ikke vil bruge, uanset hvor brugervenligt udbyderen siger det er.
Evaluer de forskellige udbyderes løsninger
- Opsæt et møde med de forskellige interessenter, der kommer til at bruge systemet, så de kan få svar på deres spørgsmål. Sørg for at alle bliver hørt - mange vil måske holde sig tilbage af frygt for at virke uvidende. Sørg også for at de føler sig trygge ved systemet før I går videre.
- Samtidig bør projektlederen have stærkt fokus på de opgaver, som det nye system skal løse og hvordan det skal gøre det.
- Hvis I får nye krav i løbet af informationsindsamlingsfasen, lav en liste med de nye behov og send den til alle de udbydere I har inde, så de har en chance for at vise, om de kan levere produktet. Det letter arbejdet for alle parter og skal gøres, før I tager den endelige beslutning.
Hvis disse skridt bliver fulgt i løbet af indkøbsprocessen, er det svært at gå rigtig galt i byen og overse vigtige behov i virksomheden.
Happy hunting!